CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA PHÒNG TỔ CHỨC- HÀNH CHÍNH

Điều 1. Chức năng của Phòng Tổ chức - Hành chính

Phòng Tổ chức - Hành chính là đơn vị chức năng, tham mưu, tổng hợp, đề xuất ý kiến với Ban Giám hiệu về các lĩnh vực công tác:

1. Công tác tổ chức, cán bộ:

Tham mưu và tổ chức thực hiện về cơ cấu tổ chức của Trường; quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, tuyển dụng, đánh giá, quản lý cán bộ; kiện toàn tổ chức bộ máy quản lý; thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ, quốc phòng an ninh; đảm bảo thực hiện đúng và kịp thời các chế độ, chính sách đối với cán bộ, giảng viên, người lao động (sau đây gọi tắt là cán bộ, giảng viên) của Trường.

2. Công tác Hành chính - Tổng hợp

Tham mưu và tổ chức thực hiện công tác tổng hợp; công tác thi đua, khen thưởng; công tác văn thư, lưu trữ; công tác pháp chế, cấp phát thư báo; công tác lễ tân - phục vụ.

3. Công tác Quản trị- Thiết bị

Tham mưu và tổ chức thực hiện việc mua sắm tài sản, vật tư, trang thiết bị, thống kê, thanh lý tài sản; Xây dựng cơ bản, sửa chữa; công tác quản lý điện, nước.

4. Công tác Bảo vệ an ninh trật tự, Phòng cháy chữa cháy.

5. Công tác Tài chính, kế toán: Tham mưu, thực hiện công tác tài chính, kế toán theo đúng quy định hiện hành của pháp luật và quy định của Trường Cao đẳng Dược Hà Nội.

Điều 2. Nhiệm vụ của Phòng Tổ chức- Hành chính

1. Công tác bảo vệ chính trị nội bộ

- Phối hợp với các đơn vị, chính quyền địa phương và các cơ quan an ninh tổ chức thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ trong Nhà trường;

- Lập kế hoạch theo dõi quản lý lý lịch chính trị bản thân và gia đình của cán bộ, giảng viên; giáo dục chính trị - tư tưởng với các trường hợp cá biệt;

- Thừa ủy quyền của Hiệu trưởng làm việc với các cơ quan ngoài Trường về các vấn đề liên quan đến cán bộ, giảng viên của Trường;

- Phát hiện kịp thời, báo cáo Ban Giám hiệu, xác minh, thẩm tra kịp thời khi phát hiện cán bộ có hành vi vi phạm pháp luật; nghi vấn làm sai hoặc cố ý làm sai chủ trương đường lối của Đảng, Pháp luật của Nhà nước và các quy định của Nhà trường.

2. Công tác tổ chức

- Chủ trì xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể, tổ chức bộ máy của Trường tinh gọn phù hợp thực tiễn trình Ban Giám hiệu phê duyệt và tổ chức thực hiện khi được phê duyệt;

- Tham mưu cho Hiệu trưởng lựa chọn nhân sự để thành lập các hội đồng, tổ tư vấn, tổ công tác, các ban, tiểu ban của Trường theo nhiệm vụ được Hiệu trưởng giao;

- Chủ trì xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động, quy định chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc, trực thuộc Trường; các chế độ phân cấp, phân quyền quản lý của Nhà trường.

3. Công tác nhân sự

- Tham mưu với Ban Giám hiệu xây dựng quy hoạch đội ngũ cán bộ nhằm phục vụ công việc trước mắt, chiến lược phát triển lâu dài của Nhà trường theo tiêu chuẩn ngạch, bậc quy định;

- Chủ trì tham mưu, đề xuất và tổ chức thực hiện công tác kiện toàn cán bộ lãnh đạo, quản lý các đơn vị của Nhà trường (bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, từ chức, miễn nhiệm);

- Xây dựng và triển khai thực hiện đề án xác định vị trí việc làm và tinh gọn biên chế của Trường phù hợp với tình hình thực tế của Nhà trường;

- Chủ trì xây dựng kế hoạch và tổ chức và tổ chức thực hiện khi được phê duyệt công tác đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng cán bộ đạt tiêu chuẩn ngạch, bậc quy định; nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu và chiến lược phát triển của Nhà trường;

- Chủ trì xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện: công tác tuyển dụng, ký hợp đồng bổ sung đội ngũ; công tác điều động, luân chuyển, chuyển đổi vị trí công tác của cán bộ, giảng viên theo quy định; công tác thi tuyển, xét tuyển, xét nâng ngạch, chuyển ngạch cán bộ, giảng viên theo phân cấp phù hợp với chương trình đào tạo của từng ngành nghề, quy mô và trình độ đào tạo;

- Theo dõi, kiểm tra định mức lao động, tổ chức đánh giá, xếp loại cán bộ, giảng viên hàng năm; chủ trì tổ chức thực hiện công tác kỷ luật cán bộ, giảng viên;

- Chủ trì tổ chức thực hiện quy trình đề nghị xét tặng các danh hiệu Nhà giáo nhân dân, Nhà giáo ưu tú và các danh hiệu khác;

- Tham mưu, thực hiện công tác chế độ chính sách đối với người lao động;

- Tổng hợp chấm công, phối hợp với Bộ phận Tài chính – Kế toán trong thực hiện chế độ tiền lương, phụ cấp và các chế độ khác đối với cán bộ, giảng viên; đối chiếu trích nộp các khoản bảo hiểm xã hội cho cán bộ, giảng viên theo đúng quy định;

- Chủ trì thực hiện công tác xét đề nghị nâng lương, phụ cấp thâm niên vượt khung, phụ cấp thâm niên nhà giáo, phụ cấp ưu đãi ngành cho cán bộ, giảng viên;

- Quản lý và tổ chức thực hiện công tác xét hết tập sự, bổ nhiệm ngạch và chuyển xếp lương theo ngạch, bậc cho cán bộ, giảng viên;

- Tổ chức thực hiện các chế độ nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế đảm bảo quyền lợi chính đáng và hợp pháp cho cán bộ, giảng viên;

- Quản lý hồ sơ, lý lịch cán bộ, giảng viên.

3. Công tác pháp chế

- Thực hiện công tác pháp chế theo quy định hiện hành của Nhà nước và của Trường;

- Theo dõi, kiểm tra tính pháp lý của văn bản hành chính do các đơn vị soạn thảo và ban hành theo đúng quy định;

- Phối hợp với các đơn vị tổ chức các hoạt động tuyên truyền và giáo dục pháp luật trong Nhà trường theo quy định pháp luật;

- Phối hợp với các đơn vị chức năng trong thực hiện quy định về công khai thông tin trên website nội bộ.

4. Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

- Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định của Nhà nước; đảm bảo việc bí mật thông tin theo quy định của Nhà trường về công tác bảo mật tài liệu;

- Quản lý xử lý văn bản đến, văn bản đi theo đúng quy định của pháp luật;  tập hợp các văn bản từ các đơn vị, các cá nhân cần xin chữ kí Hiệu trưởng;

- Nhận các thông tin qua điện thoại, fax, đảm bảo liên lạc giữa các đơn vị trong Trường, giữa Nhà trường với các cơ quan, tổ chức bên ngoài;

- Xác nhận và cấp các loại giấy tờ trong phạm vi đã được quy định (giấy đi đường, giấy giới thiệu cho cán bộ, giảng viên, học sinh, sinh viên; giấy nghỉ phép; xác nhận lý lịch, quá trìnhcông tác, xác nhận chữ ký…);

- Thư ký các cuộc họp của Ban Giám hiệu và các cuộc họp giao ban giữa Hiệu trưởng với trưởng các đơn vị thuộc Trường;

- Trực tiếp trình ký Ban Giám hiệu tất cả các văn bản trong toàn trường (trừ các đơn vị có tính chất đặc thù như Đào tạo, Kế hoạch - Tài chính);

- Hướng dẫn khách đến làm việc với Nhà trường;

- Tiếp nhận thông tin và phối hợp với các đơn vị có liên quan đón tiếp nhà báo, phóng viên đến làm việc tại Nhà trường; tổ chức các buổi họp báo, làm việc với phóng viên.

- Tổ chức công tác lưu trữ hệ thống văn bản, tài liệu thuộc nhiệm vụ chính trị của Nhà trường theo quy định nhằm khai thác nhanh chóng, kịp thời đáp ứng yêu cầu công tác quản lý, chỉ đạo điều hành của lãnh đạo Nhà trường. Hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho các đơn vị trong Trường.

5. Công tác thi đua, khen thưởng

- Chủ động xây dựng các quy định về thi đua, khen thưởng trình Ban Giám hiệu ban hành và tổ chức thực hiện khi được phê duyệt;

- Hướng dẫn công tác thi đua, khen thưởng đúng quy định của pháp luật và các quy định của Nhà trường;

- Chủ trì và phối hợp với các đơn vị tổ chức phát động thi đua, xét khen thưởng theo Quy định về công tác thi đua, khen thưởng của Trường;

- Là đơn vị thường trực công tác thi đua, khen thưởng của Nhà trường; theo dõi, tổng hợp việc xét thi đua ở các đơn vị để trình Hội đồng Thi đua, khen thưởng của Trường; đề xuất tổ chức việc xét duyệt thi đua, khen thưởng từng mặt công tác từng đơn vị trình Chủ tịch Hội đồng Thi đua, khen thưởng.

6. Công tác lễ tân, khánh tiết, phục vụ

- Phối hợp với các đơn vị liên quan triển khai nhiệm vụ lễ tân, khánh tiết, phục vụ trong các buổi hội họp, các dịp lễ, hội của Nhà trường;

- Phục vụ hậu cần, các phòng làm việc, trang thiết bị phục vụ công tác của Ban giám hiệu, phòng Giao ban, Hội thảo. Quản lý việc mượn và sử dụng phòng Giao ban, phòng Hội thảo, hội trường của các đơn vị;

- Triển khai công tác hậu cần trong việc tiếp khách của Nhà trường;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban giám hiệu.

7. Công tác Quản trị - Thiết bị

- Chủ trì, phối hợp với Bộ phận Tài chính - Kế toán và các đơn vị có liên quan xây dựng kế hoạch đầu tư mua sắm thiết bị đào tạo theo ngành, nghề và quy mô đào tạo;

- Tham mưu và thực hiện việc mua sắm tài sản, vật tư, trang thiết bị; quản lý kho và cấp phát vật tư, thiết bị;

- Quản lý tài sản, thống kê, kiểm kê, thanh lý tài sản theo quy định;

- Theo dõi và tổng hợp việc sử dụng điện, nước, điện thoại ở cơ quan, vật dụng rẻ tiền mau hỏng, văn phòng phẩm;

- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc mua sắm máy móc, thiết bị vật tư, nguyên liệu phục vụ dạy và học; mua sắm các thiết bị dùng chung phục vụ kịp thời cho giảng dạy, nghiên cứu và làm việc của cán bộ, nhà giáo trong Trường;

- Xây dựng kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, thiết bị định kỳ theo qui định;

- Xây dựng nội quy và hướng dẫn sử dụng, bảo quản thiết bị, vật tư, máy móc. Thường xuyên đánh giá chất lượng, giá trị sử dụng các trang thiết bị để có kế hoạch mua sắm, sửa chữa;

- Tham mưu và tổ chức thực hiện công tác xây dựng cơ bản;

- Quản lý, bảo dưỡng toàn bộ hệ thống nhà cửa bao gồm: Nhà làm việc, hội trường, phòng học, phòng thí nghiệm, lớp học, các công trình công cộng khác;

- Phối hợp với các đơn vị chức năng có liên quan, lập kế hoạch xây dựng và nghiệm thu các công trình xây dựng mới, công trình sửa chữa, cải tạo lớn, nhận bàn giao và có kế hoạch đưa các công trình đó vào sử dụng có hiệu quả.

8. Công tác bảo vệ, an ninh trật tự

- Tham mưu và tổ chức thực hiện công tác bảo vệ an toàn tài sản của cơ quan; phối hợp với các cơ quan đảm bảo an ninh trật tự;

- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các phương án bảo vệ, tham gia tập huấn nghiệp vụ bảo vệ;

- Báo cáo định kỳ theo quy định về công tác bảo vệ, an ninh trật tự.

9. Công tác phòng cháy, chữa cháy

- Chủ trì và phối hợp với các cơ quan chức năng thực hiện tốt công tác phòng cháy chữa cháy;

- Phối hợp với các đoàn thể trong Trường thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy, bảo vệ an ninh trật tự ở cơ quan và tham gia thực hiện phong trào bảo vệ an ninh tổ quốc ở địa phương, phòng chống các loại tệ nạn xã hội;

- Thực hiện báo cáo theo quy định về công tác PCCC.

10. Công tác Tài chính - Kế toán

1. Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng và Hội đồng quản trị về công tác quản lý tài chính của Trường theo đúng pháp luật về Tài chính- Kế toán.

2. Tham mưu, tổng hợp, đề xuất ý kiến với Hiệu trưởng và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Lập kế hoạch tài chính; quản lý tài chính, giá trị tài sản; xây dựng các định mức: thu, chi; tiêu hao vật tư, kinh tế kỹ thuật trong hoạt động giáo dục và đào tạo; công tác quản lý, tổ chức thực hiện và đề xuất quy chế, quy định quản lý tài chính;

- Thực hiện công tác thanh toán, quyết toán các khoản kinh phí thu, chi thường xuyên và kinh phí đầu tư xây dựng, sửa chữa, mua sắm kịp thời, hiệu quả theo quy định hiện hành.

- Tổng hợp, thống kê, báo cáo số liệu liên quan đến tài chính và quyết toán quí, năm theo đúng qui định.

- Quản lý, theo dõi hồ sơ và thực hiện việc lưu trữ tài liệu, chứng từ sổ sách kế toán theo qui định pháp luật. 

- Quản lý tiền mặt và theo dõi thu, chi theo qui định.

- Phối hợp với Phòng Đào tạo tham mưu, đề xuất với Hiệu trưởng và Hội đồng quản trị về định mức vật tư thực hành, thí nghiệm hạch toán giá thành học phí cho từng ngành, nghề, từng lớp, khóa.

- Chủ trì rà soát, sửa đổi, bổ sung Quy chế chi tiêu nội bộ, chi tiết hóa các chế độ chính sách, quy định cụ thể về nội dung và định mức thanh toán phù hợp với tình hình thực tế và chế độ, chính sách hiện hành;

- Phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện công tác kiểm kê tài sản, trang thiết bị, kiểm tra kế toán định kỳ theo quy định của nhà nước;

- Theo dõi, thanh toán kinh phí giảng dạy và các khoản liên quan đến công tác đào tạo từ các hợp đồng liên kết đào tạo của Nhà trường. Theo dõi các hợp đồng kinh tế, dịch vụ;

- Thực hiện việc chi trả tiền lương và các chế độ khác cho cán bộ, giảng viên; chi học bổng và các chế độ cho sinh viên theo quy định hiện hành; nộp và quyết toán BHXH, BHYT;

- Thực hiện kiểm tra, thanh toán các khoản kinh phí hoạt động theo Quy chế chi tiêu nội bộ và quy định hiện hành của Nhà nước;

- Đại diện cho người nhận thu nhập quyết toán với cơ quan thuế Nhà nước;

- Đề xuất và trình Hiệu trưởng giải pháp tăng nguồn thu của Trường;

3. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban Giám hiệu.